Tips for møter og arrangementer
Hvordan du skal gjennomføre, avhenger av type medvirkningsaktivitet. Workshop, spørreundersøkelse eller et skoleprosjekt krever forskjellige forberedelser og gjennomføring. Når medvirkning skal skje på et møte eller arrangement, er det noen ting det alltid er lurt å ha tenkt gjennom på forhånd. Les mer om dette nedenfor.
- Skal det være påmelding eller ikke? Kan være viktig ifht gruppeinndeling, servering, smittevern.
- Hvem skal ønske velkommen? Ordfører, rådmann, prosjektleder eller andre.
- Er det behov for en ordstyrer som binder arrangementet sammen?
- Skal det være faglige innlegg eller andre innlegg? Hvis det er power-point, må denne være klar på forhånd og gjerne samlet i én presentasjon for å unngå bytter underveis.
- Sjekk lyd og bilde god tid på forhånd. Ta gjerne en generalprøve/ test før arrangementet.
- Hold tiden.
- Ha tenkt gjennom hvem som skal svare på ev. innspill og spørsmål og hvordan spørsmål skal stilles. Underveis, eller til slutt, i chat eller muntlig?
- Ha et variert program og pause underveis hvis det er nødvendig.
- Tidsramme på 1,5 time er passe for åpne møter med mange. Hvis det er færre deltakere, kan tiden forlenges.
- Fint om noen tar i mot og viser vei der folk ankommer. Skilting kan også fungere.
- Ha gjerne kaffe/te/mineralvann og eventuelt frukt/kaker/mat.
- Send gjerne deltakerregistrering med navn og epostadresse rundt slik at vi vet hvor mange som deltok og kan få sendt evaluering i ettertid og informasjon om fremdrift i prosjektet.
- Velg teknisk plattform. Skal det streames via Facebook, være møte i Teams, Zoom eller noe annet?
- Send gjerne ut info om pålogging og teknisk veiledning til folk på forhånd og ha en person som kan hjelpe til ved problemer
- Test lyd, bilde, film, deling av skjerm med mer i forkant.
- Ha avklart om deltakere skal kunne møte med bilde og lyd, eller om dette skal skrus av ved påkobling.
- De som skal snakke bruker headset. Det gir bedre lyd for de som hører på.
- Husk å avklare/ informere om eventuelt opptak av møtet med deltakerne.
Publisert av Lillian Jahr Oterholt
Sist endret 21.07.2023 13.10