Personvernerklæring for Lørenskog kommune

Lørenskog kommune skal behandle personopplysningene dine på en lovlig og sikker måte. Personvern og informasjonssikkerhet er områder som er viktig for kommunen, og nye personvernreglene stiller strengere krav til oss som virksomhet, og styrkede rettigheter for deg som innbygger.

På denne siden kan du lese hvordan vi behandler personopplysningene dine og hvilke rettigheter du har som registrert i våre systemer.

Personvernerklæring

1. Behandlingsansvarlig

Lørenskog kommune har ansvar for å sikre at personvernet til alle innbyggere ivaretas på en god måte.

Det er ordfører som er behandlingsansvarlig for personopplysningene som behandles av Lørenskog kommune. Ansvaret er delegert til rådmannen, som igjen har delegert det daglige ansvaret for behandling av personopplysninger til kommunaldirektørene for den enkelte sektor.

2. Hvorfor behandler vi personopplysninger om deg?

Lørenskog kommune samler inn og behandler personopplysninger for å utføre våre lovpålagte oppgaver og andre tjenester, samt for å kunne saksbehandle henvendelser vi får fra deg.

Når vi «behandler personopplysninger», betyr det for eksempel at vi samler inn opplysningene, registrerer dem, setter dem sammen, lagrer dem eller utleverer dem.

Dersom Lørenskog kommune ønsker å behandle personopplysninger som ikke er nødvendige for å utføre våre lovpålagte oppgaver, vil du bli informert om at det er frivillig å gi fra deg opplysningene og hva som er formålet med behandlingen av personopplysningene. (f.eks. ved spørreundersøkelser)

3. Hva er det rettslige grunnlaget for behandlingen av personopplysningene dine

For at Lørenskog kommune kan levere kommunale tjenester og ytelser til deg som innbygger er det nødvendig å behandle personopplysninger. Det gjelder også i relasjon til kommunens ansatte, foreninger, virksomheter og andre samarbeidspartnere.
Her er noen sentrale lover og forskrifter som regulerer kommunens behandling av personopplysninger:

  • Europeisk personvernforordning (GDPR) regulerer kommunens behandling av personopplysninger.
  • Ny personopplysningslov utfyller personvernforordningen (GDPR) på enkelte område
  • Offentleglova med forskrifter inneholder reglene for når et dokument er offentlig tilgjengelig for allmennheten, og når et dokument kan unndras offentlighet.
  • Forvaltningsloven inneholder saksbehandlingsregler for hvordan saken din vil bli behandlet. Som part i saken har du særskilte rettigheter, blant annet om innsyn i sakens dokumenter.
  • Arkivloven inneholder blant annet regler for hvordan dokumenter lagres, samt avlevering til arkivinstitusjon.
  • Opplæringsloven inneholder regler om blant annet innsamling, bruk og lagring av opplysninger til bruk i grunnskolen og ungdomsskolen
  • Helseregisterloven inneholder regler om hvordan helseopplysninger som samles inn vil bli behandlet, herunder hvordan de sikres, hvem som har tilgang og om de kan utleveres til andre.

Andre aktuelle lover som gir adgang for kommunen til å behandle personopplysninger for å oppfylle kommunens lovpålagte oppgaver:

  • Kommuneloven
  • Arbeidsmiljøloven
  • Barnevernloven
  • Sosialhelsetjenesteloven
  • Helse- og omsorgstjenesteloven
  • Helsepersonelloven
  • Helseregisterloven
  • Folketrygdloven
  • Nav-loven
  • Regnskapsloven
  • E-kom loven

Samtykke

I noen tilfeller kan kommunen behandle personopplysninger om deg basert på ditt samtykke. Du vil i slike tilfeller bli informert om hva behandlingen går ut på og aktivt bli bedt om å samtykke til behandlingen av dine personopplysninger. Du kan når som helst trekke ditt samtykke til behandling av personopplysninger tilbake.

4. Hvor henter vi opplysninger fra?

Lørenskog kommune henter inn nødvendig informasjon fra deg direkte når du søker om en tjeneste fra kommunen.

Når vi tilbyr lovpålagte tjenester til våre innbyggere, kan vi dersom det er nødvendig hente opplysninger om deg fra andre offentlige myndigheter eller offentlige registre, eksempelvis ligningsopplysninger eller andre opplysninger fra Skatteetaten, NAV eller Folkeregisteret. Vi kan også be deg om å opplyse annen type informasjon når du eksempelvis søker om en tjeneste eller ytelse.

Du har alltid rett til å få vite hvorfra vi henter opplysninger om deg i forbindelse med dine tjenester og ytelser i kommunen.

5. Hvilke personopplysninger behandler vi?
  • Kontaktopplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse.
  • Opplysninger som er nødvendige for å identifisere deg, som fødselsnummer, d-nummer, kjønn, statsborgerskap
  • Opplysninger om dine relasjoner til andre, eksempelvis navn på ektefelle, samboer, barn, sivilstatus
  • Helseopplysninger som diagnose, medisiner
  • Opplysninger knyttet til de tjenester som du som innbyggeren benytter, eksempelvis barnehage, skole, byggesak, renovasjon m.m.

Du kan lese mer på Datatilsynet sine sider om hva som regnes som personopplysninger

6. På hvilke måter samler vi inn dine personopplysninger?

Du oppgir personopplysningene direkte til oss, for eksempel via nettskjema på hjemmesiden vår. Opplysningene gjør kommunen i stand til å utføre saksbehandlingen av din henvendelse.

Lørenskog kommune ønsker å gi innbyggerne et digitalt svar på henvendelsene som sendes inn. Det krever at vi må være sikre på at mottaker er rett person. Du blir derfor bedt om å fylle inn fødselsnummer i noen skjema. Alle personopplysninger vil bli behandlet fortrolig og vil utelukkende bli brukt til saksbehandling av saken innsendelsen gjelder. Fødselsnummer vil aldri vises på dokumenter som gjøres offentlig tilgjengelige på nett.

Vi henter inn dine personopplysninger fra andre offentlige etater, som for eksempel Folkeregisteret, Kontakt- og reservasjonsregisteret, Arbeids- og velferdsdirektoratet (NAV), Utlendingsdirektoratet (UDI), Brønnøysundregistrene og Fylkesmannen

7. Hvordan tar vi vare på personopplysningene dine?

Vi beskytter opplysningene i registrene på ulike måter, for eksempel gjennom brannmurer og ved å kontrollere hvem som har tilgang til bygningene våre. Kun ansatte som har et tjenstlig formål får tilgang til dine opplysninger, og vi kontrollerer de ansattes behandling av personopplysninger i datasystemene. 

Alle ansatte i kommunen er underlagt lovbestemt taushetsplikt.

Vi har tekniske sikkerhetsløsninger som skal sikre at:

  • uvedkommende ikke skal få tilgang til dine opplysninger
  • opplysningene om deg er tilgjengelige når det er behov for dem
  • opplysningene ikke kan endres eller manipuleres etter at de er registrert
8. Hvem utleverer vi personopplysningene dine til?

I noen tilfeller vil dine personopplysninger bli overført til eksterne mottakere. Det kan for eksempel være NAV, sykehus, Utdanningsdirektoratet (i forbindelse med eksamen eller nasjonale prøver) med flere.

Når dine personopplysninger behandles i fagsystem som ligger hos ekstern leverandør, har kommunen databehandleravtale med leverandøren for å regulere sikkerheten rundt behandlingen, og sikre at personvernet blir ivaretatt i tråd med lov og forskrift.

9. Hvor lenge oppbevarer vi personopplysningene dine?

Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for. Dette betyr for eksempel at personopplysninger som vi behandler på grunnlag av ditt samtykke slettes hvis du trekker ditt samtykke.

Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en lovpålagt plikt lagres så lenge lovhjemmelen krever det, for eksempel etter bestemmelser i arkivloven.

Personoppysninger vil slettes hvis behovet for opplysningene bortfaller, med mindre det er opplysninger vi er lovpålagt å oppbevare (f.eks. etter krav fra arkivloven).

10. Hvilke rettigheter har du?

Du har rett til innsyn

Når kommunen behandler opplysninger om deg, skal du som registrert i våre systemer alltid få vite hvilke data som behandles, hva opplysningene brukes til, samt hvor lenge opplysningene skal lagres.

Du kan henvende deg til kommunen og be om å få innsyn i dine personopplysninger. Du kan sende epost til personvernombud@lorenskog.kommune.no eller ringe oss på telefon 67 93 40 00. Vi vil svare på din henvendelse til oss så fort som mulig, og senest innen 30 dager.

Vi vil be deg om å bekrefte identiteten din eller å oppgi ytterligere informasjon før vi lar deg ta i bruk dine rettigheter overfor oss. Dette gjør vi for å være sikre på at du er den du er, og at ingen andre gir seg ut for å være deg.

Du har rett til å få korrigert opplysningene dine dersom de ikke er korrekte.

Dersom du oppdager feilaktige opplysninger om deg selv kan du kreve at vi korrigerer informasjonen. I utgangspunktet skal vi på eget initiativ rette mangelfulle eller feilaktige opplysninger. Men dersom du selv oppdager at noe er feil ønsker vi at du tar kontakt med oss, slik at vi så raskt som mulig kan korrigere informasjonen.

Du har rett til å kreve at opplysninger om deg blir sperret eller slettet.

Vi sletter eller sperrer opplysninger som ikke lenger er nødvendige for det formålet vi samlet de inn. Dersom du mener kommunen registrerer informasjon om deg som ikke er nødvendig, kan du be om at denne informasjonen blir slettet. Dette gjelder ikke dersom opplysningene skal oppbevares i henhold til annen lovgivning, for eksempel arkivloven.

Du har rett til begrensing av behandling som gjelder deg selv.

Begrensning av opplysningene innebærer at personopplysningene som samles inn ikke lenger kan behandles, men fortsatt lagres.

Du har rett til innsigelse.

Du kan protestere på at vi behandler opplysninger om deg.

Du har rett til å få kopi av din data i et digitalt format.

Dette kalles retten til dataportabilitet. Du har under enkelte omstendigheter rett til å motta opplysninger som du har gitt oss i et digitalt format, og også rett til å få informasjon overført til en annen virksomhet dersom du ønsker dette. Retten til dataportabilitet gjelder kun opplysninger som du har gitt til oss.

Rett til å klage til Datatilsynet.

Hvis du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, så kan du klage til Datatilsynet. Du finner informasjon om hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no

Du har rett til å få utført dine rettigheter gratis.

Når du ber om innsyn, retting, sletting eller tar i bruk andre rettigheter etter personvernreglene, er dette gratis, med mindre anmodningene dine er åpenbart grunnløse eller overdrevne. Hvis vi nekter å etterkomme anmodningen din er det vi som har bevisbyrder for at henvendelsene fra deg er grunnløse eller overdrevne.

Partsinnsyn etter forvaltningsloven.

Dersom du henvender deg til oss med en klage, vil vi normalt vise til eller legge ved din henvendelse når vi tar kontakt med den innklagede parten. Du kan be om at vi ikke oppgir hvem du er ved henvendelser til den andre parten. Det skal imidlertid svært mye til for å nekte en part innsyn i en sak dersom han/hun ber om det. Kommunen kan derfor ikke garantere anonymitet ved slike henvendelser.
Pressens og allmennhetens innsyn etter offentlighetsloven.
Hovedregelen etter offentlighetsloven er at forvaltningsorganers saksdokumenter er offentlig tilgjengelige. Det betyr at presse eller andre som spør om det, vil kunne gjøre seg kjent med innholdet i kommunens saksdokumenter. Din henvendelse til oss vil dermed også være offentlig uansett hvilken form den kommer i. Kommunen håndterer imidlertid en del dokumenter som inneholder taushetsbelagte opplysninger. Slike dokumenter blir unntatt fra offentlighet. Interne dokumenter kan også unntas offentlighet dersom det finnes lovhjemmel for å unnta.

11. Personvernombud

Har du spørsmål om hvordan kommunen behandler dine personopplysninger, kan du kontakte personvernombudet.
Ombudet er innbyggerne og de ansattes kontaktperson når det gjelder behandlingen av personopplysninger. Dessuten er ombudet kommunens rådgiver når det gjelder personvern.

Personvernombud i Lørenskog kommune er Rigmor Uv Wiik. Du kan kontakte personvernombudet på e-postadressen personvernombud@lorenskog.kommune.no

Personvernombudet har taushetsplikt, og kan ikke motta direkte instruksjoner fra kommuneledelsen.

 

Du kan lese mer om ombudets oppgaver her: Datatilsynets veileder om personvernombudets arbeidsoppgaver