Hittil har du forberedt medvirkningen gjennom fasene “Før du begynner” og “Planlegging”. Du har nå et godt grunnlag for å ta gode valg for gjennomføringsfasen. Her må du bruke det du har produsert frem til nå for å sikre at du får med deg de riktige aktørene i din medvirkning, og at du får resultater som kan brukes i avslutningsfasen.
Velg metode som passer målgruppen
Ta frem prosessplanleggeren som du allerede har fylt ut. For å vite hvilken metode som bør tas i bruk er det viktig å gjøre en god kobling mellom fokusspørsmål, målgruppe og metodevalg. Fokusspørsmålet skal fungere som en veiledning gjennom alle fasene for å sikre at resultatene svarer det ut.
At folk føler seg trygge, sett, og vet hva som skal skje gir et godt grunnlag for at de skal bidra. Det gjelder uansett hvilken metode du velger.
Det handler om å være et godt vertskap, enten det er et fysisk eller digitalt møte og uavhengig av alder eller bakgrunn blant de som er med.
Tips:
- Ta godt i mot folk, hils og ønsk velkommen og vis ev. vei videre.
- Når aktiviteten starter, ønsk velkommen på nytt, presenter deg selv og ev. andre som skal ha en rolle. Gjør det gjerne litt personlig eller humoristisk.
- Si litt om hvorfor vi er samlet. Det er viktig at alle har samme oppfatning av formålet med aktiviteten og hva den skal føre til/ bidra til.
- Gå gjennom programmet. Si hva som skal skje, når det er pauser og når vi skal avslutte.
- Gi ev. praktisk info som toaletter, evakuering, bilder.
- Start aktiviteten.
- Det er fint med dialog med deltakerne underveis, enten til alle samlet eller med deltakere enkeltvis hvis man ser at noen faller litt ut, ser søkende ut eller det faller seg naturlig.
- Ved aktivitetens slutt, er det bra å oppsummere kort og si noe om veien videre. Du kan også legge inn evaluering til slutt før folk går hvert til sitt.
Den første kontakten med målgruppen din er ofte når du inviterer dem til å delta. Du må derfor velge form, kanal og innhold hvor du treffer dem du ønsker. Hvem målgruppa er, har du funnet ut gjennom arbeidet med aktørkartlegging og kommunikasjonsplan (lenke).
Klarspråk er helt nødvendig for å nå ut til målgruppa. Det betyr å skrive/ snakke slik at folk forstår, blir engasjert og får lyst til å være med.
Tips:
- Henvend deg direkte til de det gjelder hvis du vet hvem de og/ eller har en relasjon til dem fra før. Epost, mobil eller annen personlig henvendelse fungerer bedre enn eposter til postmottak.
- Invitasjon må ikke være skriftlig. Film er også et alternativ.
- Bruk Facebook og andre sosiale kanaler. De passer både hvis temaet kan være interessant for mange, men også hvis du ønsker mindre definerte grupper. Tilpass teksten “Til deg som…..”.
- Det er fint å kombinere kort tekst i sosiale medier og eposter med mer informasjon på kommunens hjemmeside. Det gjør at du kan være kort i den første infoen, fordi folk kan få mer informasjon på hjemmesiden.
- Representanter for grupper (lag og foreninger, ulike råd, FAU, næringsliv, innbyggerpanel) når vi lettest ved å hente kontaktopplysninger i tilgjengelige lister. Kontakt Lillian Oterholt eller Tina Christopersen for bistand.
- Romerikes Blad/ Mitt Lørenskog kan være aktuelt ved for eksempel offentlige høringer. Du kan også prøve å få avisen til å lage en artikkel om teamet ditt (redaksjonell omtale). Koble i så fall på kommunikasjonsavdelingen.
En kjøreplan er en detaljert oversikt over innhold, ansvar og tidsbruk på aktiviteten din. Det er nødvendig for at du skal holde tiden, få utbyttet du ønsker og for at de som skal bidra vet hva som forventes av dem. Det gjør det også lettere for andre å steppe inn ved eventuell sykdom eller forfall. En kjøreplan er nødvendig for teknisk personell som skal hjelpe med lys, lyd, opptak osv.
Lenke til kjøreplan. (DOCX, 129 kB)
Publisert av Kristian Olav Hvesser
Sist endret 07.04.2025 18.54