Verktøy - Gjenomføre

Avstemming er en fin måte å prioritere forslag og løsninger, og finne ut hvilke som har størst oppslutning. Avstemming kan være en del av et møte, eller det kan være en separat prosess. 

Du kan bruke digitale løsninger som f.eks. Menti som gir mulighet til å stemme og vise resultatene live. Du kan også bruke Forms. 

Du kan også gjennomføre avstemming mer fysisk. En metode er å skrive opp alle forslag på en vegg, gi deltakerne et visst antall stemmer, og at de deretter merker forslagene de vil stemme på med penn/ klistremerker. Gjennomfør gjerne slik avstemming på et eget rom/ bak en vegg slik at det blir en viss ro og anonymitet ved avstemmingen. 

Barnetråkk er en metode hvor barn går i et område og gir tilbakemelding på kart om hvordan de opplever området, hva de savner og hva de setter pris på. DOGA (Design og srkitektur Norge) har utviklet et undervisningsopplegg og verktøy for å gjennomføre barnetråkk. Lenke til informasjon om barnetråkk hos DOGA. 

Barnetråkk kan også gjennomføres ved hjelp av andre verktøy, for eksempel kommunens eget kartverktøy. 

Befaring betyr å dra ut og se på og oppleve et område. Det kan gi annen innsikt og diskusjon å se, føle, lukte og oppleve et område, bygg eller situasjon enn kun å se på kart, lese, se bilde eller bli fortalt. 

Befaring må planlegges godt for at deltakerne skal sitte igjen med ønsket innsikt. Transport, tid, vær, guide/ reiseleder, informasjon i forkant, informasjon underveis, samt eventuell diskusjon og refleksjon er eksempler på problemstillinger som bør planlegges. 

Et åpent møte hvor det er forberedte innlegg om et aktuelt tema fra spesielt inviterte deltakere, enten enkeltvis eller i et panel, gjerne supplert med muligheter for spørsmål og innlegg fra øvrige deltakere (fra salen eller digitalt). 

Dette egner seg godt når vi ønsker å presentere forskjellige synspunkter fra ulike interessenter (for eksempel politikere, organisasjoner, alternative faglige innspill, utbyggere, grunneiere, beboere m.m.), og diskutere dette i et bredere og mer åpent fora.

Tips

• Det kan være vanskelig å få i gang debatten, og få bredde i synspunktene. Det er ofte de mest kritiske som engasjerer seg først. For å skape mer balanse, kan man avtale/ utfordre noen på forhånd til å vøre aktiv i debatten.  
• En god ordstyrer er viktig som kan drive debatten fremover i en hyggelig tone. 

Eksempler

• Digitalt debattmøte med folkevalgte i panelet i forbindelse med kommuneplanens samfunnsdel. Kontakt kommunikasjonssjef Bettina Thorvik eller spesialrådgiver Lillian Oterholt for informasjon og erfaringer. 
• Biblioteket har også gjennomført debattmøter. 

Film er fint å bruke både for å engasjere og få folk til å delta, under medvirkningsarrangementer. Det er også en måte folk kan gi innspill på.

Film for å få folk til å delta

Film er godt egnet som Facebookoppslag og i andre sosiale medier, men den må være engasjerende og kort fordi folks oppmerksomhetsvindu er kort. Tenk godt gjennom hva hovedbudskapet ditt er og ha gjerne en overraskende vri eller bruk humor.

Tips

• Å lage manus, finne medvirkende, lokasjon, filme, redigere og tekste tar tid. En kort film på 1-2 minutter kan kreve opp mot to arbeidsdager i forberedelser og produksjon.
• Kontakt kommunikasjonsavdelingen for å få råd og eventuell bistand.

Eksempler

I arbeidet med kommuneplanens samfunnsdel ble film brukt aktivt for å invitere til møte, invitere til høringsinnspill og fortelle om vedtatt plan. 

Film til bruk på arrangementer

Filming av innhold på møter er også et godt virkemiddel for å få mer profesjonelle og varierte presentasjoner i digitale møter. Det gir bedre lyd og bildekvalitet enn bruk av kamera og lyd fra PC og er også mer robust i forhold til sykdom og koronarestriksjoner. Filmede innlegg eller filming/streaming/opptak av møter gir også mulighet for å se møtet i ettertid hvis man ikke hadde anledning til å delta direkte.

Tips

• Sett av nok tid til forberedelser, gjennomføring og etterarbeid. 
• Kontakt kommunikasjonsavdelingen for å få råd og eventuell bistand.

Eksempler
I arbeidet med utvikling av visjon for Visperud ble innledninger og fagdiskusjon filmet på forhånd og vist på et informasjonsmøte før møtet gikk «live» og deltakerne fikk stille spørsmål. Se film med innledningene her. 

Film som innspill

I forbindelse med kommuneplanens samfunnsdel ga alle 9. og 10. klasser i Lørenskog høringsinnspill gjennom filmer. Prosjektet var et samarbeid mellom oppvekst og utdanning og strategi og samfunnsutvikling og resulterte i over 200 filmer som viste hva ungdommen mente om forslag til visjon og satsingsområder. 

Film var en fin måte å få fram ungdommens blikk og synspunkter. 

Tips

• Utform prosjektet sammen med de du ønsker innspill fra og de som kjenner denne gruppa godt. 
• Vær konkret på hva du ønsker filmen skal vise/ formidle
• Få samtykke fra de som deltar slik at du kan bruke filmene internt og eksternt

Eksempel

Film ungdom på Løkenåsen skole lagde for å fortelle om filmoppgaven/ invitere til prosjektet.

Framtidsbilde handler om å finne ut hvordan en ønsket framtid kan se ut. Det kan skape rom for innovasjon og nye tanker og bidra til at man løsriver seg fra dagens situasjon. Å lage en avisforside med overskrifter og bilder, eller skrive en tale hvor man forteller om noe flott man har fått til og hvordan det skjedde kan være gode måter å jobbe med framtidsbilder på. Man kan også lage noe konkret og fysisk som viser framtidig drømmetilværelse. 

Kommunenes sentralforbund (KS) har utviklet en egen ressursside for hvordan kommuner kan jobbe med krevende utfordringer og skape grunnlag for nye samtaler om videreutvikling av velferdssamfunnet. Innbyggere og folkevalgte er målgruppen, og ressurssiden inneholder også en statistikkbank. 

Klikk her for Framtidsverktøy 2040 fra KS

Gjestebud er et uformelt diskusjonstreff arrangert av engasjerte innbyggere; et slags kaffeslabberas eller vennetreff. Det kan være hjemme hos noen, på kafé eller utendørs. Lag, foreninger og næringsliv kan også ha gjestebud. Poenget er at noen innbyggere møtes for å snakke om og gi tilbakemelding på noe som kommunen ønsker innspill om.

Gjestebud er en måte å drive medvirkning, som for mange kan passe bedre enn for eksempel innbyggermøter og spørreundersøkelser.

Tips

• Bruk ditt profesjonelle kontaktnett for å rekruttere gjestebudverter
• Følg opp gjestebudvertene tett
• Lag gode veiledninger til gjestebudvertene slik at de blir trygge i rollen og at du får notater fra gjestebudene som kan brukes videre i prosessen.

Eksempler
Lørenskog kommune benyttet bl.a. gjestebud som medvirkningsaktivitet i arbeidet med ny kommuneplan i 2020.

Et åpent møte hvor hvem som helst kan komme er en vanlig medvirkningsmetode for å gi alle mulighet til å delta. Et åpent møte kan være både fysisk og digitalt.   

Tips

• Invitasjonen må være tydelig på hva temaet er, hva folk skal mene noe om, hvem vi ønsker skal komme, hovedpunkter i programmet, tid, sted og påmelding.  Farid Omer, Lørenskog kommune  
• Invitasjon i pdf, oppslag på kommunens facebookside med lenke til info på hjemmesiden og epost til viktige interessenter fungerer godt. Film kan være invitasjon på digitale flater.
• Andre kanaler for invitasjon kan være oppslag i uterom, oppganger, kjøpesentre, annonsering i Romerikes Blad og andre aviser. 

Gruppearbeid og gruppediskusjoner er ofte et element i medvirkningsprosesser. For å sikre at alle kobler seg på og får mulighet til å bidra, er det ofte lurt å sette av tid slik at folk først tenker individuelt før man deler med hverandre i gruppe. Det bidrar til at flere bidrar i diskusjonen og at flere tamer kommer opp. Etter gruppediskusjon er det fint å dele i plenum mellom gruppene slik at alle får et forhold til hva som har vært viktig totalt i aktiviteten. 

Intervju kan være en god metode for å få dybdeinformasjon fra noen utvalgte personer, enten enkeltvis eller i gruppe. Intervju gir mulighet for dialog og avklaringer underveis. Et godt intervju forutsetter god rolleforståelse og kommunikasjonsferdigheter hos intervjueren og må forberedes godt.

Tips

• Bruk det profesjonelle nettverket du har til å finne intervjukandidater.
• Vær oppmerksom på at synspunkter i intervjuer er individuelle og som ikke automatisk gjelder for andre.
• Lag en intervjuguide slik at du får spurt om det du ønsker å vite og noter underveis eller rett etterpå.
• Lag en oppsummering som den som er intervjuet får til gjennomsyn.

Eksempel

Gruppeintervju ble brukt i plan for grønn mobilitet. Kontakt spesialrådgiver Lillian Oterholt for informasjon. 

Ved kafédialog deles deltakerne inn i grupper som går mellom stasjoner/ bord som har vært sitt tema/ problemstilling. Kafédialog kan være en fin metode på fysiske møter for å få mer dynamikk og dialog i møtet.  Ved hver stasjon er det en vert som presenterer temaet og får i gang diskusjonen. Verten/deltakerne noterer innspillene på et stort ark som alle ser.

Gruppene har en tilmålt tid på hver stasjon. Ved bytte, presenterer verten hva som er diskutert av forrige gruppe og den nye gruppa kommer med nye innspill.

Denne metoden gjør at man kan få flere innspill som bygger videre på hverandre enn hvis alle grupper har samme oppgave. Se også veggavis som er en variant av kafédialog. 

Tips

• Gode verter som er trygg i rollen og tidsstyring er viktig for at metoden skal bli vellykket.
• Heng gjerne opp det som er skrevet på veggen eller legg på et bord.
• Små ståbord  er egnet å samles rundt, ev, stasjoner inntil en vegg.
• Husk å ta bilde av det som er skrevet og lag en oppsummering fra hver stasjon.

Eksempel
Kafédialog ble brukt i workshop for administrasjonen da kommuneplanens samfunnsdel ble revidert. Kontakt spesialrådgiver Lillian Oterholt for informasjon. 

Det er nyttig med kjøreplan for både små og store aktiviteter og møter. Kjøreplanen gir oversikt over hvem som gjør hva, tidsbruk, hva som kreves av utstyr med mer. Kjøreplanen reduserer også sårbarhet i forhold til eventuell sykdom og fravær fordi det blir enklere for andre å overta oppgaver og ansvar. 

Lenke til mal kjøreplan (DOCX, 129 kB)

Medvirkning i utviklingsarbeid er ofte knyttet til konkrete steder i kommunen, f.eks. en skole, et grøntområde eller et utbyggingsområde. Det kan derfor være nyttig å få innspillene koblet til stedet.

Innspill kan gis manuelt eller digitalt på kart. 

Kommunens sykkelkart er fine å merke av på og i et håndterbart format. Kontakt kommunens geodataavdeling hvis du ønsker et spesielt utsnitt eller spesielle opplysninger på et kart.

Verktøyet Experience Fellow kan brukes for å registrere observasjoner og opplevelser digitalt i kart. Brukeren laster ned en app og registrerer steder mens man er ute. Man kan også kommentere og legge inn bilde for å utdype eller vise hva man vil formidle, eks mangler lys, hyggelig sted osv.

Appen er brukt for å kartlegge barn og unges reisemåter og i trygghetsvandring. Kontakt Lillian Oterholt hvis du ønsker mer info om appen.

Det finnes også andre verktøy for digital medvirkning i kart som kommunen vurderer å ta i bruk.

På DOGA medvirkning kan du lese mer om medvirkning i kart. 

Spørreundersøkelser kan passe hvis vi ønsker informasjon fra mange. Kommunen har både Questback og Forms som kan brukes til å utforme og sende ut spørreundersøkelser. Undersøkelsen kan sendes til bestemte personer/ grupper på epost eller besvares på åpen lenke på kommunens facebook- eller hjemmeside. 

Tips

• Bruk nok tid på å definere og formulere hva du ønsker å få svar på i spørreundersøkelsen. Lag spørreundersøkelsen sammen med flere i prosjektet.
• Test ut undersøkelsen på noen i målgruppen. De ser ofte svakheter i undersøkelsen vi selv ikke ser. 
• Sett av nok tid til å analysere svarene du har fått inn. 

Eksempler
Det ble gjennomført en reisevaneundersøkelse via Facebook i forbindelse med plan for grønn mobilitet. Kontakt spesialrådgiver Lillian Oterholt for informasjon. 

Tjenestedesign er en metode for å utvikle gode tjenester eller brukeropplevelser sammen med innbyggere hvor utprøving og testing underveis er viktige elementer. Lørenskog kommune har brukt tjenestedesign i flere prosjekter, blant annet i det interne prosjektet tjenestegjennomgangen  

Verktøykasse for tjenestedesign (internt for Lørenskog kommune)

Digitaliseringsdirektoratet har gjennom StimuLab veiledninger for hvordan jobbe med tjenestedesign i prosjekter.

Trygghetsvandring er en metode for å skape et tryggere nærmiljø. Beboere, ansatte i kommunen, næringsliv og andre som har tilknytning til et område går sammen på tur i et område for å observere og diskutere hvor det oppleves trygt, hvor det kjennes utrygt og hvordan de fysiske omgivelsene er utformet for å øke eller redusere opplevelsene.

Aktuelle deltakere er innbyggere, lag og foreninger, representanter fra næringsliv, utekontakt, ansatte i kommunen som jobber med vedlikehold, planleggere, politi, vektere, natteravner, folkevalgte og andre som bor eller kjenner et område godt.

Tips

• Del deltakerne i grupper som går i hvert sitt område og observerer og registrerer underveis. App fra kommunens kartverktøy kan brukes. Registreringer kan også gjøres manuelt på kart.
• Samle gruppene etter vandringen hvor erfaringene kan deles. Husk å notere fra diskusjonen.
• Ha gjerne noe varm drikke hvis det er kaldt. 

Eksempler
Lørenskog kommune har gjennomført flere trygghetsvandringer som har gitt nyttig info og erfaringsdeling på tvers. Kontakt rådgiver Inga Marit Bakken eller spesialrådgiver Lillian Oterholt for mer informasjon.

Her kan du lese mer om trygghetsvandring og kommunens kriminalitetsforebyggende arbeid.

Utstilling kan brukes både for å få innspill på konkrete prosjekter som for eksempel en arkitektkonkurranse. Det kan også brukes for å vise medvirkningsinnspill. Utstilling kan være fysisk med tegninger og modeller eller digitale hvor forslag og innspill vises digitalt. 

Fysiske utstillinger kan gjerne kombineres med åpent kontor. 

Tips

• Sørg for at det som skal stilles ut er stort nok og i ønsket kvalitet slik at det fungerer som et blikkfang og er profesjonelt utført.
• Definér gjerne krav til utstilling/ modellering i kravspesifikasjon til arkitekter/ utbyggere/ kunstnere.

Eksempler

• Utstilling av arkitektforslag ble brukt ved utvikling av visjon for Lørenskog Stasjonsområde.
• Barns medvirkning i kommuneplanarbeidet ble vist i en digital utstilling på www.planenvaar.no

Veggavis kan være en fin metode på fysiske møter. Store ark henges opp rundt i rommet med et tema/ en problemstilling vi ønsker innspill eller tilbakemelding på. Deltakerne går rundt og skriver sine innspill rett på arket eller ved hjelp av gule lapper som klistres på. Deltakerne kan enten deles inn i grupper som går fra avis til avis, eller de kan gå fritt rundt til de temaene de er interessert i.

Se også kafédialog som er en variant av veggavis.

Tips

• Det bør være en vert ved hver veggavis for å få i gang diskusjoner, oppmuntre folk til å skrive på og for å høre innspill og samtalene ved avisen. Verten forberedes på hva som forventes og verten kan gjerne oppsummere dialogen og innspillene i etterkant.
• Husk å ta bilde av veggavisen. Det gjør det lettere å jobbe med innspillene i etterkant.
• Ha nok gule lapper, penner, tusjer, tape/heftemasse. 

Eksempler

• Veggavis ble brukt i arbeidet med plan for gater og trafikk i sentrum. Kontakt spesialrådgiver Lillian Oterholt for informasjon. 

Et fysisk eller digitalt møte hvor deltakerne gir konkrete innspill eller tilbakemeldinger på en oppgave. Det kan også lages/ formes noe. På et verksted deles man gjerne inn i grupper på 4-7 personer som diskuterer og dokumenterer det de snakker om.

Bruk tid på å formulere en god oppgave som gir deg det du ønsker av input og som er forståelig og meningsfull for de som deltar. Oppgaven må være konkret og innenfor handlingsrommet for prosjektet, men må være åpen nok til at deltakerne kan komme med nye tanker og idéer.

Tips:
På fysiske verksteder kan det fungere godt å legge ut store ark (duker) med oppgaven og plass til gule lapper/ tekst. Det gir alle mulighet til å delta og sikrer at arbeidet blir dokumentert og kan oppsummeres videre. Ta bilde av arkene før du pakker sammen. Det er enklere å jobbe med bilder på skjerm enn store papirark. 

Fordel roller for hvem som skal skrive og hvem som skal presentere diskusjonen hvis det skal gjøres.

Den kan være lurt å bruke et par minutter på å tenke individuelt før man diskuterer i gruppa. Tid kan styres av møteleder.

Oppsummering i plenum kan ofte bli ensformig, lite engasjerende og ta mye tid. Det er ikke nødvendig at alle skal legge frem sitt. Man kan f.eks. utfordre én gruppe på én av problemstillingene og få supplerende synspunkter fra de andre gruppene før man lar en annen gruppe presentere sine viktigste innspill på neste problemstilling.

Klikk her for å få flere praktiske og konkrete tips om å gjennomføre work shops. (PPTX, 5 MB)

Ofte er det nyttig å oppsøke folk der de er, for å gi en mulighet for dialog i stedet for å bare innhente informasjon og synspunkter. Mange er også tryggere når de er i kjente omgivelser.

Aktuelle steder kan være på kjøpesentrene, ved en kafe, i et boligområde, visningssenteret på Lørenskog hus, på fotballbanen eller et kulturarrangement. For å bli synlig, kan man kombineres med en liten utstilling eller plakater og bilder som forteller om hva som skal skje, eller hvorfor vi er der. Kommunen har beach-flagg med kommunens logo som kan passe. Informasjon om “åpent kontor” bør publiseres og spres, slik at de som ønsker å si noe eller få informasjon, kan oppsøke “kontoret” når det er åpent eller betjent.

“Kontoret” betjenes av kommunens prosjektmedarbeidere. Samarbeidspartnere i prosjektet kan  også være med. 

Tips 

• Det er få som stopper av seg selv, men mange er litt nysgjerrine. Ha gjerne et spørsmål klart eller noe du vil dele ut for å få kontakt med folk. 
• Husk å avklare med de som eier stedet/ området at du kan være der. De kan muligens også annonsere i sine kanaler at noe skal skje og når du vil være der. 
• Notér ned fortløpende hva folk var opptatt av. Det er fort gjort å glemme og blande sammen når man treffer mange. 

Eksempler

• Kommunen har hatt åpent kontor i flere medvirkningsprosesser, blant annet i forbindelse med plan for grønn mobilitet og plan for gater og trafikk i sentrum. Kontakt spesialrådgiver Lillian Oterholt for informasjon.