Avslutte

Samle og strukturere innspillene dine. Sorter og få oversikt. Få fram hovedpunkter og ytterpunkter i innspillene. Her kan KI være til god hjelp, men du må alltid gjøre en selvstendig faglig vurdering i tillegg.  Hva er trenden i innspillene? Hva er folk mest opptatt av? Er det forskjeller mellom ulike grupperinger? Pek på temaer folk er spesielt opptatt av, mulige konfliktlinjer og løsninger som kan treffe bedre på folks behov og ønsker.

• Vis fram det mange er opptatt av, men få også fram variasjoner og ytterpunkter.  
• Dra ut det viktigste i innspillene, og bruk gjerne sitater.

Visualiser variasjoner i meninger gjennom statistikk, grafikk, illustrasjoner, ordskyer eller andre metoder som viser og understreker funnene. statistikk, oppsummeringer eller ordskyer. 

Eksempler:

• Presentasjon på nettside. Fra medvirkning om kommuneplanens samfunnsdel
• Oppsummering av reisevaneundersøkelse. (PDF, 125 kB) Fra arbeid med Parkeringsstrategi
• Statistikk og kart (PDF, 11 MB)som oppsummering fra medvirkning. Fra prosjekt Levende sentrum

Vurder både ordlyden og det som formidles, men også hva som sies mellom linjene og det som ikke sies.

Folk har en tendens til å melde inn det de er misfornøyd med, og si mindre om hva de er fornøyd med eller hva som er bra i et forslag. 

Hvilke forslag forslag og løsninger bør føre til endringer? Er det noen av innspillene som gir støtte til det som allerede er tenkt i arbeidet, og som dermed bekrefter noe som er prioritert? 

Vurdér innspillene i forhold til hensikten med prosessen din. Det er ikke nødvendigvis det mange er opptatt av som skal få størst innflytelse. Flere parkeringsplasser er eksempelvis noen etterspør når kommunen jobber med samferdsel. Det bryter imidlertid med kommunens klimaambisjoner og vil derfor ikke få stort gjennomslag, selv om mange foreslår det som løsning. 

Vær tydelig på vurderingene dine, også der du har vært i tvil.

En medvirkningsrapport viser hva slags medvirkning som er gjort, oppsummerer innspillene, viser hvilken innflytelse innspillene har hatt og hvilke erfaringer medvirkningen har gitt. 

Medvirkningsrapporten er fin å legge ved politisk sak eller annet beslutningsgrunnlag, og du kan også sende den til de som har deltatt i medvirkningsprosessen. 

Det er lurt å skrive kort hvordan innspillene er vurdert og fulgt opp når du gir tilbakemelding til den som har kommet med forslaget.

Eksempel: Medvirkningsrapport fra kommuneplanens samfunnsdel. 

Gi tilbakemelding underveis, ved viktige milepæler og når prosessen er ferdig. Det viktige er at de som har deltatt får en tilbakemelding, slik at de skjønner at medvirkningen blir fulgt opp. 

• Send ut info etter møter og aktiviteter, gjerne med presentasjoner som ble holdt, film som ble vist og ev. oppsummering av innspillene som du kan hente fra medvirkningsrapporten. Legg gjerne inn lenke til hvor de kan følge prosessen videre, for eksempel egen nettside eller område på kommunens hjemmeside. 
• Send ny informasjon om status når prosjektet er i en ny fase, ved politisk behandling eller ved viktige ved beslutninger.
• Send informasjon om hva utfallet ble når prosjektet er ferdig. Noen ganger kan medvirkning være en del av forarbeidet til noe. Du kan da sende info om at denne medvirkningsprosessen er avsluttet, og ev. hva som vil skje videre hvis dette er klart. Medvirkningsrapport eller sluttrapport for et prosjekt kan være fin informasjon å lenke til. 

Vi bør evalueres slik at vi får tilbakemelding fra folk om hvordan det var å delta, hva som fungerte bra og hva vi kan forbedre til en annen gang.

Evaluering kan variere fra å be om et ord fra hver enkelt ved avslutning av et møte, til spørreskjema i Forms. Velg evalueringsform som passer deltakerne og aktiviteten du har gjennomført. 

Evalueringen kan gjøres ved slutten av aktiviteten, eller raskt etter møtet/ aktiviteten, fortrinnsvis dagen etter. 

Det er også nyttig å ha en evaluering internt blant de som deltok i planlegging og gjennomføring, både av enkeltaktiviteter og helheten hvis man har gjennomført mange aktiviteter i et større prosjekt.

Lenke til mal i Forms for evaluering av møter, workshop eller andre aktiviteter. (Intern)