Hvorfor skal du ha medvirkning og hva ønsker du å få ut av det?

Det kan være flere grunner til at du ønsker å ha behov for medvirkning. Det kan være fordi vi trenger informasjon fra brukerne av et område eller en tjeneste, at vi ønsker å vite hva folk mener det er behov for, at vi vil vite hvilke alternativer folk foretrekker, at det er et tema vi vet er omstridt og vekker sterke følelser eller rett og slett fordi medvirkning er lovpålagt.

For å få innspillene du trenger, må du vite hva du trenger før du setter i gang. Deretter må du finne ut hvem som kan ha informasjonen du ønsker og hvordan du kan treffe dem. Deretter kan du begynne å planlegge hva slags medvirkningsaktivitet som kan passe.

Det bør derfor utarbeides en plan for medvirkning som beskriver formålet med medvirkningen. Hvorfor ønsker vi medvirkning, hva gjelder det, hvem berøres av prosessen og/eller resultatet, hvem trenger informasjon, hvem ønsker vi bidrag fra og hvem bør involveres underveis. Planen bør også beskrive hvordan vi vil gå fram, sentrale aktiviteter, overordnet tidsplan og ansvar for gjennomføring.

Det er også nødvendig å planlegge medvirkning på et mer detaljert nivå. Hvordan skal vi gjennomføre de enkelte aktivitetene eller arrangementene. Hva skal skje, hvor skal det skje, hvem kan bidra, hvem skal inviteres, Hvordan skal aktiviteten dokumenteres (bilder/film) og hvordan skal den evalueres. (Lenke til sjekkliste og kjøreplan)

Noen eksempler på typiske aktiviteter (metoder) som trenger planlegging er beskrevet av DOGA sin veileder. Dette gjelder bl.a: folkemøte, gjestebud, barnetråkk, seniortråkk og utstilling.

En interessentanalyse gir en oversikt over aktører og hvordan de kan og bør involveres. En interessent er noen som påvirker eller påvirkes av et prosjekt.

Etter at man har fått en liste med interessenter, gjør man en analyse av hvilke problemstillinger den enkelte er interessert i, hvor sterk interessen er og hvor sterk innflytelse interessenten har. På bakgrunn av dette vurderes det hvordan man bør følge opp interessenten med informasjon og medvirkning.

Jo mer påvirket, jo sterkere interesse og innflytelse, jo tettere oppfølging bør interessenten få.  

Farid Omer, Lørenskog kommune

For å få opp oversikten kan spørsmålene nedenfor være til hjelp. Spørsmålene er formulert til prosjekter som er geografisk plassert, men flere av spørsmålene er også relevante hvis det gjelder et tematisk prosjekt:

• Hvem eier i området?
• Hvem bor i området?
• Hvem jobber i området?
• Hvem driver næring i området?
• Hvem beveger seg og bruker området?
• Hvilke offentlige eller private aktører har installasjoner, bygg, infrastruktur i området? F.eks. høyspent, varmesentral, kollektivanlegg osv.
• Hvem kan vite noe om området?
• Hvem kan tenke seg å bruke området i fremtiden?
• Er det kulturminner/ attraksjoner i området?
• Er det lag eller foreninger som har spesiell kompetanse eller er aktive i området?
• Har kommunen eller andre planlagte eller pågående prosjekter der?

Interessentanalyse mal (XLSX, 30 kB)

Når vi skal invitere eller mobilisere, er det viktig tenke på hvem som er målgruppen. Er det en allmenn invitasjon, eller er det særskilte grupper eller personer vi ønsker å nå, og er det noen som det er ekstra viktig å få med? For å avklare dette bør man gjøre en interessentanalyse.

Når interessentene er avklart, må det avklares hva de skal inviteres til, jf. medvirkningstrappen. Er det informasjon, dialog, konsultasjon eller påvirkning, og er det en happening eller som en del av en lengre prosess?

Målgruppe og innhold legger føringer for hvilke kanaler som er egnet for mobilisering og invitasjoner. 

 Er det kjente aktører, så er det best å henvende seg direkte til de det gjelder, for eksempel via e-post, mobil eller annen personlig henvendelse.

Gjelder det mange, eller mindre definerte grupper, så er Facebook  og andre sosiale medier gode kanaler, i tillegg til oppslag i Romerikes Blad og egne hjemmesider. Representanter for spesielle grupper (lag og foreninger, ulike råd, FAU, næringsliv) når vi lettest ved å hente kontaktopplysninger i tilgjengelige lister.

Film kan være en alternativ måte å invitere på.