Gjennomføre

At folk føler seg trygge, sett, og vet hva som skal skje gir et godt grunnlag for at de skal bidra. Det gjelder uansett hvilken metode du velger. 

Det handler om å være et godt vertskap, enten det er et fysisk eller digitalt møte og uavhengig av alder eller bakgrunn blant de som er med.  

Ved møtestart

• Ta godt i mot folk, hils og ønsk velkommen og vis ev. vei videre.
• Når aktiviteten starter, ønsk velkommen på nytt, presenter deg selv og ev. andre som skal ha en rolle. Gjør det gjerne litt personlig eller humoristisk. 
• Si litt om hvorfor vi er samlet. Det er viktig at alle har samme oppfatning av formålet med aktiviteten og hva den skal føre til/ bidra til. 
• Gå gjennom programmet. Si hva som skal skje, når det er pauser og når vi skal avslutte. 
• Gi ev. praktisk info som toaletter, evakuering, bilder.
• Start aktiviteten. 

Underveis

• Det er fint med dialog med deltakerne underveis, enten til alle samlet eller med deltakere enkeltvis hvis man ser at noen faller litt ut, ser søkende ut eller det faller seg naturlig. 
• Sjekk at alle har det de trenger av materiell som penner, lapper, drikke osv.

Ved avslutning

• Ved aktivitetens slutt, er det bra å oppsummere kort og si noe om veien videre.
• Legg gjerne inn evaluering med QR-kode eller annen form til slutt før folk går hvert til sitt. Da får du høyere svarprosent enn om du sender den ut i etterkant. 

Den første kontakten med målgruppen din er ofte når du inviterer dem til å delta. Du må derfor velge form, kanal og innhold hvor du treffer dem du ønsker. Hvem målgruppa er, har du funnet ut gjennom arbeidet med aktørkartlegging og kommunikasjonsplan (lenke). 

Klarspråk er helt nødvendig for å nå ut til målgruppa. Det betyr å skrive/ snakke slik at folk forstår, blir engasjert og får lyst til å være med. 

Tips: 

• Henvend deg direkte til de det gjelder hvis du vet hvem de og/ eller har en relasjon til dem fra før. Epost, mobil eller annen personlig henvendelse fungerer bedre enn eposter til postmottak.
• Invitasjon må ikke være skriftlig. Film er også et alternativ. 
• Bruk Facebook og andre sosiale kanaler. De passer både hvis temaet kan være interessant for mange, men også hvis du ønsker mindre definerte grupper. Tilpass teksten “Til deg som…..”. 
• Det er fint å kombinere kort tekst i sosiale medier og eposter med mer informasjon på kommunens hjemmeside. Det gjør at du kan være kort i den første infoen, fordi folk kan få mer informasjon på hjemmesiden.
• Representanter for grupper (lag og foreninger, ulike råd, FAU, næringsliv, innbyggerpanel) når vi lettest ved å hente kontaktopplysninger i tilgjengelige lister. Kontakt Lillian Oterholt eller Tina Christopersen for bistand. 
• Romerikes Blad/ Mitt Lørenskog kan være aktuelt ved for eksempel offentlige høringer. Du kan også prøve å få avisen til å lage en artikkel om teamet ditt (redaksjonell omtale). Koble i så fall på kommunikasjonsavdelingen.  

Invitasjon må lages uavhengig av hvilken kanal du bruker for å komme i kontakt med målgruppen. 

Invitasjonen bør være i en hyggelig og inviterende tone og inneholde:

• Informativ og gjerne fengende overskrift
• Tid og sted 
• Hovedpunkter i programmet
• Hvordan melde seg på (Lenke, QR-kode, epost)
• Tydelig avsender
• Lay-out som følger kommunens grafiske profil, gjerne bilder eller illustrasjoner fra kommunens bildebank

Eksempel invitasjon til nabolagsmøte (PDF, 207 kB)

Eksempel invitasjon møte med næringsliv (PDF, 544 kB)

En kjøreplan er en detaljert oversikt over innhold, ansvar og tidsbruk på aktiviteten din. Det er nødvendig for at du skal holde tiden, få utbyttet du ønsker og for at de som skal bidra vet hva som forventes av dem. Det gjør det også lettere for andre å steppe inn ved eventuell sykdom eller forfall. En kjøreplan er nødvendig for teknisk personell som skal hjelpe med lys, lyd, opptak osv. 

Lenke til kjøreplan.  (DOCX, 142 kB)

Digitale metoder er både digitale møter, men også digitale verktøy som vi bruker på et fysisk møte eller uavhengig av møter. 

Tips ved digitale møter:  

Lørenskog kommune, Farid Dino Omer

• Velg teknisk plattform. Skal det streames via Facebook, være møte i Teams, Zoom eller noe annet? 
• Ha avklart om deltakere skal kunne møte med bilde og lyd, eller om dette skal skrus av ved påkobling.
• Send ut info om pålogging og teknisk veiledning til folk på forhånd og ha en person som kan hjelpe til ved problemer
• Tenk på plassering av pc, bakgrunn og lys slik at det gir et ryddig og profesjonelt inntrykk.
• Forbered ev. gruppeinndeling, bruk av chat og andre aktiviteter i møtet.
• Test lyd, bilde, film, deling av skjerm med mer i forkant.
• De som skal snakke bruker headset. Det gir bedre lyd for de som hører på.
• Husk å avklare/ informere om eventuelt opptak av møtet med deltakerne.  
   

Fordelen med fysiske metoder er at man møtes ansikt til ansikt, har dialog og mulighet for å utdype og få avklart synspunkter på god og naturlig måte. Eksempler er innbyggermøter, idéverksteder eller intervjuer. I dialogen er det spesielt viktig å ha en inviterende,  spørrende og respektfull tone, som oppfordrer deltakerne til å dele og gjør at de føler seg sett og respektert. 

Lørenskog kommune, Farid Dino Omer

Tips ved fysiske møter:

• Noen bør ta i mot og vise vei der folk ankommer. Skilting kan også fungere.
• Ha gjerne kaffe/te/mineralvann og eventuelt frukt/kaker/mat.
• Tenk gjennom møblering av rommet. Skal folk sitte rundt bord, sitte på rader uten bord, stå og bevege seg rundt osv. 
• Skal noe ligge på bordene, eller henge rundt på veggene. Det kan være bakgrunnsinformasjon, gruppeinndeling, oppgaver eller noe de fysisk skal jobbe med. 
• Hvordan skal innspillene dokumenteres og samles inn? Skal deltakerne skrive på noe, fysisk eller digitalt. Trenger de oist-itlapper, penner, tusjer, kart, pplanser, skjemaer, whitboardark? 
• Minn deltakerne på å dokumentere underveis. Ta bilde av det før du rydder. 
• Send gjerne deltakerregistrering med navn og epostadresse rundt slik at vi vet hvor mange som deltok og kan få sendt evaluering i ettertid og informasjon om fremdrift i prosjektet.