Veiledning og tips om bruk av BookUp

Benytter du Gmail-konto, klikk på Google-knappen.

Benytter du konto fra Office 365/Microsoft 365/outlook.com, klikk på Microsoft-knappen.

Har du en annen epostadresse enn nevnt ovenfor, skriv inn postadressen og klikk "Fortsett".

Leietakere har fått et oppdatert utseende i BookUp, versjon 2.0.

Når du er logget inn får du oversikt over dine eller organisasjonens bookinger, slik som dette:

Skal flere ha tilgang til kontoen, kan man invitere brukere under “Kontoinnstillinger”. 

Kontoinnstillinger

Tilgangskontroll

Tilgangskontroll - Inviter bruker

Fra menyen til venstre velg “Tilgangskontroll”.

Klikk på “Inviter bruker”.

Inviter bruker

Legg til bruker vha. epostadresse eller mobiltelefon.

Velg rolle som “Bruker” eller “Eier”.

Skal faktura sendes noen andre enn hovedperson til organisasjonen er det viktig å redigere fakturaopplysninger så det blir riktig.

Når innlogget, klikk brukerprofilen din øverst til høyre og velg “Kontoinnstillinger” fra menyen: 

BookUp - profil, kontoinnstillinger

BookUp - leietaker, adresse og fakturaopplysninger

Fra menyen til venstre velg “Adresse og fakturaopplysninger”.

Krever organisasjonen at faktura skal merkes med et bestiller-, eller referansenummer, bruk feltet “Referansenummer”.

BookUp - leietaker, referansenummer

Oppdater opplysningene og klikk “Lagre endringer”.

Det er også mulig å gi hver bruker sitt referansenummer. Det gjøres under “Tilgangskontroll”. Finn fram aktuelle bruker og redigere feltet “Ekstern referanse".

BookUp - leietaker, ekstern referanse

Dersom ønsket tidspunkt til lokalet viser “Utilgjengelig tid” eller allerede er booket i kalenderen, har du likevel mulighet til å sende en forespørsel.

Trykk på knappen “Send forespørsel” som du finner ved siden av kalenderen.

Det er mulig å sende én felles søknad om leie til et arrangement som går over flere dager, også om det er til forskjellige tider. 

Søk forskjellige tider

Når første dag er lagt inn i kalenderen, klikk i kalenderen igjen for å legge til neste dag/tidspunkt.  Når alle datoer og tider er lagt ses det i oversikten og man kan gå videre til “Neste valg” hvor oppsummeringen bekreftes for å fullføre bookingen.

Skal du søke samme tidspunkt for flere dager, klikk på “Endre/repeter” og benytt valget om dager og repeterende:

Søk flere dager

Klikk “Book flere dager” for å få opp valgene.

Velg “Til dato”

Dersom over lengre periode, klikk “Book faste ukedager i perioden” for å velge hvilke dager det gjelder og eventuelt intervallene.

Innsending av søknad:
* Det er ingen 'send søknad' funksjon
* Søknad registreres fortløpende ved lagring av søknadstekst og valgte tider på utleieobjektene
* Når ferdig, skriv gjerne i søknadsteksten at søknad er ferdigstilt

Booking i kalenderen:
* Legg inn kun tider dere har behov for i foretrukket lokale
* Kryss av "Se hva andre har valgt" for å unngå konflikter

Søknadsteksten brukes til å skrive:
* Om det ikke gjelder ukentlig (men f.eks. annen hver uke, månedlig o.l.)
* Om det ikke gjelder hele sesongen (men kun deler, f.eks. kun høst/vår osv.)
* Ev. alternative lokaler dere kan bruke
* Vi trenger IKKE utdypende informasjon om organisasjonen i søknadsteksten

OBS! Det er ingen “Send søknad”-funksjon. Søknaden registreres fortløpende og behandles etter søknadsfristen.

Under informasjonsteksten i søknadsskjemaet, er noen valg og søknadstekst som må skrives inn.

Etter du klikker på “Lagre søknad”, kommer utleiebetingelsene opp som du må godkjenne.

Når du har sett igjennom og krysser av “Jeg har lest og godkjenner betingelsene”, vil tilgjengelige lokaler vises.

Sesongleie, velg tider

Finn lokalet du ønsker og klikk “Velg” for å få opp kalenderen hvor du kan legge inn ønskede tider.

For å unngå konflikt med andre søkere, kan du krysse av på “Se hva andre har valgt”

Når man er logget inn i BookUp, finner man sin søknad om sesongleie under “Oversikt” og velger visningen “Sesongbooking”.

Her vises både aktive sesongsøknader og søknader som er under behandling.

Klikk sesongen for å se detaljer.

Gå til søknadsskjemaet ved å klikke “Søknadsskjema”.