Innledning
Kommunens eiendommer er en viktig innsatsfaktor i arbeidet med å skape en bærekraftig kommune i fremtiden. Derfor er det svært viktig at eiendomsforvaltningen organiseres på en måte som støtter en helhetlig eiendomsstyring, og at kommunen utvikler nødvendig kompetanse og er bevisst på hvordan teknologi kan bidra til eiendomsstyringen.
Kommunens eiendomsforvaltning drives i hovedsak av eiendomsvirksomheten i teknisk sektor, men også av andre sektorer og virksomheter. Kunnskapsgrunnlaget har vist at helheten i kommunens samlede eiendomsforvaltning ikke er godt nok ivaretatt i dagens overordnede organisering, selv om de som forvalter eiendom i andre virksomheter, gjennomfører oppgavene sine godt hver for seg. Det er behov for en helhetlig overordnet eiendomsstrategi som kan gi føringer for utviklingen av hele eiendomsmassen og hele eiendomsforvaltningen, og som benytter den samlede kompetansen som finnes i kommunen, på en bedre måte.
Figur 19: Tre nivåer for organisering av eiendomsforvaltningen
Multiconsult
På strategisk nivå er politikerne ansvarlige for eierskap og eiendomsutvikling gjennom kommunale planer. Kommunedirektøren tar strategiske beslutninger med vekt på kjernevirksomhetens behov. Eiendomsstrategien skal legge føringer for porteføljestyring og strategiske valg som støtter opp under kjernevirksomhetens behov.
Det taktiske nivået omfatter styring og kontroll, arealutnyttelse og planarbeid, inkludert vedlikeholdsplanlegging.
På det operative nivået utføres den daglige driften, lovpålagte oppgaver, serviceoppgaver samt løpende og planlagt vedlikehold. På dette nivået finner vi den hyppigste kontakten mellom eiendomsforvaltningen og brukerne.
Utfordringsbilde
For at Lørenskog kommune skal kunne forvalte og utvikle eiendommene sine og løse samfunnsansvaret sitt på en god måte, er det tre faktorer som er helt avgjørende: hensiktsmessig organisering, kompetanse til å oppfylle dagens og fremtidens behov og oversikt over de teknologiske mulighetene. Disse faktorene krever at kommunen har god oversikt over dagens situasjon og vet hvilke utfordringer den har i dag, og hvilke utfordringer – og muligheter – som kan oppstå på sikt.
Nedenfor beskrives noen utfordringer som ble avdekket gjennom arbeidet med kunnskapsgrunnlaget:
- Det er flere sektorer og virksomheter som arbeider med eiendomsforvaltning, og noen av oppgavene de utfører, overlapper. Det kan bety at erfaringer og læring ikke blir overført mellom de ulike enhetene, og føre til at de samme feilene gjøres flere ganger. Dette gir også flere mindre fagmiljøer og flere ressurser utfører de samme oppgavene. Videre blir arbeidsprosessene ineffektive, og brukerne blir usikre på hvem de skal forholde seg til. Her er det et potensial for å utnytte kompetansen bedre gjennom samling av ressurser og samhandling.
- Det er en kultur i kommunen for å løse enkeltsaker raskt, mens det er for liten oppmerksomhet på behovet for langsiktige planer, for eksempel når det gjelder tjenestenes behov for lokaler, vedlikehold og oppgradering av bygningsmassen og effektiv arealutnyttelse.
- Kommunen mangler kompetanseutviklingsplaner. Kompetanseheving på nye og/eller eksisterende områder blir stadig viktigere, også for å kunne følge med på den teknologiske utviklingen.
- Kommunens bygg varierer både i alder, teknologi og forventninger fra brukerne. Dette stiller ulike krav til byggenes funksjon og gjør at driften av byggene krever bred kompetanse.
- Den teknologiske utviklingen går raskt, og det kan være utfordrende å ta i bruk ny teknologi på riktig tidspunkt. Med riktig bruk av teknologi kan vi automatisere og effektivisere noen av oppgavene, slik at vi kan utnytte de menneskelige ressursene enda bedre.
- For å levere gode og effektive tjenester til brukerne må de ulike tjenesteområdene samhandle på en strukturert måte. Kommunen mangler formelle møteplasser der ulike enheter kan kommunisere om eiendomsrelaterte forhold, enten det gjelder drift, arealbruk, vedlikeholdsplaner eller investeringsprosjekter av ulik størrelse. For at kommunen skal kunne vurdere hvordan ulike behov kan dekkes, er det viktig at kommunens eiendommer vurderes i sammenheng.
Målbilde – hvordan skal det være i 2040?
- Kommunens eiendomsforvaltning er organisert og drives profesjonelt i tråd med det som til enhver tid er beste praksis.
- Fagmiljøene er samlet eller samhandler slik at kommunen får utnyttet stordriftsmulighetene og unngår fragmentering og internt konkurrerende miljøer.
- Det er rett kompetanse, både realkompetanse og formalkompetanse, i alle funksjoner.
- Teknologien som brukes, har høy driftssikkerhet. Kommunen skal dessuten ha god oversikt over nye teknologiske muligheter og være innovativ der det er hensiktsmessig.